Vertragsmanagement

Verträge sind Ausgangspunkt und die Basis für das betriebswirtschaftliche und rechtliche Handeln in Organisationen und Fachabteilungen. Innerbetriebliche und dezentrale Entscheidungsebenen erfordern eine direkte Zugriffsmöglichkeit auf die globalen Informationen des Unternehmens unter Offenlegung etwaiger Risiken.

Das Management und Controlling dieser Verträge ist nicht erst seit dem Inkrafttreten des Gesetzes zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) am 1. Mai 1998 eine unternehmenskritische Compliance Aufgabe.

So bildet das Vertragsmanagement das Fundament für das betriebswirtschaftliche Handeln eines Unternehmens und sollte somit Bestandteil eines Überwachungssystems sein (§§ 317 Abs. 4 HGB i.V.m. 91 Abs. 2 AktG).

Auch für den Konzernlagebericht ist die Darstellung der Geschäftsrisiken nach §§ 289 Abs. 1, 315 Abs. 1 HGB notwendig. Das GmbH Gesetz und Basel II stellen ebenfalls Forderungen an das Vertragsmanagement. Wesentliche Informationen hierzu können unter anderem aus einem gut dokumentierten Vertragsmanagementsystem gewonnen werden.

Die Abwicklung, Verwaltung und Auswertung von Verträgen ist Bestandteil der täglichen Arbeit vieler Abteilungen und damit auch Teil des Risikopotenziales, welches sich aus Verträgen ergibt. In der Regel befassen sich die Abteilungen Recht, Beteiligungsmanagement, Marketing, Vertrieb, Einkauf, Finanzen, Controlling, Revision und Informationstechnologie dezentral mit Verträgen. Das verteilte Wissen sowie die dezentralen Verantwortlichkeiten bergen hierbei erhebliche Risiken für das Unternehmen.

Die Studie „Vertragsmanagement 2006“ von der Bearing Point GmbH belegt, dass Vertragsmanagement eine komplexe Unternehmensaufgabe ist, die erhebliche Risiken für die Unternehmen darstellen kann. Nach Aussage dieser beziehen sich die wesentlichen Risiken und Optimierungspotenziale auf die Bereitstellung von aktuellen Verträgen und Informationen zu den Verträgen. Das meist schwierige Auffinden von Verträgen, die inhaltlichen Risiken, der Verlust von Verträgen und die Versäumnisse von Fristen werden als wesentliche Gefahren gesehen.

Viele Unternehmen sind nicht in der Lage, sich auf Knopfdruck einen angemessenen Überblick über ihre internen und externen Vertragsverhältnisse zu verschaffen, um die daraus resultierenden Risiken realistisch einzuschätzen. Aber auch dritte Parteien, wie z.B. Banken, Investoren oder Jahresabschluss- und Wirtschaftsprüfer, drängen als Teil ihrer Risk Assessment- und Aufsichtspflichten auf einen transparenten Überblick zu den bestehenden Vertragsverhältnissen.
Gesetzliche Regularien, wie z.B. Sarbanes-Oxley, European Governance oder Basel II weisen auf ein online geführtes Risikofrüherkennungssystem zur Offenlegung von vertraglichen Verpflichtungen und zur Risikoeinschätzung hin.

Für eine erfolgreiche und gesetzkonforme Bewältigung dieser Herausforderungen bedarf es konkreter Lösungsansätze mit der Zielsetzung, Risiken zu erkennen und wirksam zu kontrollieren, Prozesse zu optimieren sowie Effizienzsteigerungen und die notwendige Revisionssicherheit im Bereich des Compliance Managements zu erzielen.

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